Manche Leute scheinen ein besonderes Talent zu haben. Deren Partys sind immer erfolgreich. Für andere jedoch ist das Organisieren einer Party jedes Mal ein Nervenkitzel. Wird es diesmal gelingen? Was ist das Geheimnis hinter einer erfolgreichen Party? Besondere Talente, Glück, Eingreifen von höheren Mächten? Die kurze Antwort ist: Gründliche Planung und Vorbereitung.
Das ist leichter gesagt als getan. Aber mit einigen Tipps kannst auch du lernen perfekte Partys zu organisieren. Es gibt ja Profis, die davon leben. Also lass uns mal denen über die Schulter schauen.
So machen es die Profis
Professionelle Partyorganisatoren arbeiten systematisch. Nichts wird dem Zufall überlassen. Es gibt ohnehin immer Variable die sich nur schwer kalkulieren lassen. Deshalb wird so viel wie möglich geplant.
Das fängt immer an mit dem Anlass. Was ist der Grund für die Party? Eine Hochzeit, ein Jubiläum, Geburtstag oder einfach ein gesellschaftliches Ereignis? Es geht immer darum den Wunsch der Kunden bestmöglich zu erfüllen. In deinem Falle wären das die Erwartungen deiner Gäste.
Am besten mit einer Checkliste beginnen, mit den 4 W: Warum, wer, wann und wo?
- Warum: Was ist der Anlass für deine Party? Für bestimmte Anlässe gibt es bestimmte Traditionen und Erwartungen. Wenn der Anlass nicht vorgegeben ist, finde ein Motto. Ein Motto ist wichtig, weil ohne Motto überlässt du es dem Zufall, in welche Richtung deine Party sich entwickeln wird.
- Wer: Die Gästeliste ist oft die schwierigste Entscheidung. Fang an mit den Leuten die du aus irgendeinem Grunde einladen musst. Dann die Leute die du unbedingt selbst einladen willst. Bevor du weitermachst, versuch einzuschätzen wie gut diese zwei Gruppen miteinander harmonieren. Leute mit gleichen oder ähnlichen Interessen finden leicht zusammen. Das soll doch nicht so weit gehen, daβ sich Cliquen bilden. Einige Gegensätze unter den Gästen sorgt für Spannung. Zu viele Gegensätze jedoch sind ein Rezept für Unstimmigkeiten. Wenn du diese zwei Gruppen aufeinander abgestimmt hast, mach die Gästeliste fertig. Denk daran: umso mehr Leute, umso spannender wird deine Party. Aber jeder Gast kostet auch Geld. Nur die wenigsten können es sich leisten das zu ignorieren.
- Wann: Einen guten Zeitpunkt zu finden ist nicht immer einfach. Wenn du deine Gäste gut kennst, mach ein paar Umfragen. Wer kann am besten wann? Ansonsten ist es wichtig daβ du deine Einladungen so früh wie möglich abschickst.
- Wo? Ist dein Haus oder deine Wohnung geeignet, ist es immer am billigsten die Party dort zu halten. Zuhause kannst du auch selbst alle Regeln setzen. Wenn deine Gäste aus Freunden bestehen, ist zuhause sicher am besten geeignet.
Verpflegung und Unterhaltung
Das Motto gibt vielleicht auch schon einen Fingerzeig für Essen, Drinks und Unterhaltung. Eine Beachparty zum Beispiel ruft nach Pina Colada, Caipirinha und Sex on the Beach (der Cocktail, nicht die Aktivität). Ansonsten gilt es, die Erwartungen der Gäste zu erfüllen. Veganer unter deinen Gästen freuen sich nicht besonders über Hotdogs.
Willst du selbst für Musik sorgen, oder soll es ein DJ sein? Sorg immer für eine genügend große Musikauswahl. Das gibt Flexibilität und macht Improvisieren möglich.